給与ソフトの移行は2時間で終わった。事前に身構えすぎていた話

※本記事にはアフィリエイト広告（プロモーション）を含みます。紹介料の有無によって記事の評価内容を変えることはせず、筆者が実際に利用した経験に基づいて記載しています。

結論

社労士に依頼していた給与計算を、クラウドの給与ソフトへ移行しました。 作業時間は約2時間です。従業員データは CSV で取り込み、 処理が止まるようなエラーには一度も遭遇していません。

移行前は数日がかりの作業を想像していたので、拍子抜けしました。 時間がかかったのは移行作業そのものではなく、 移行すると決めるまでの検討期間のほうでした。

こんな方に読んでほしい

• 給与ソフトへの移行を検討しているが、作業量が読めなくて踏み切れない方
• 社労士やアウトソースから自社運用に切り替えようとしている方
• 「データ移行でトラブるのでは」と不安に感じている方

何が不安だったか

筆者が移行前に想像していたのは、従業員データの移行でつまずくことでした。 給与の締め日をまたいで計算が合わなくなったらどうしよう、 過去のデータが引き継げなかったらどうしよう、と考えていました。

ただ、実際には長く迷っていません。 給与ソフトでこういうことができると知って、すぐに動きました。 迷っている時間のほうがコストだと考えたからです。

結果としては、心配していたことはどれも起きませんでした。 CSV で取り込む形式が用意されていて、そこに合わせてデータを整えるだけです。

実際にかかった時間

2時間で終わった理由は、おそらく筆者の会社の給与計算が定型的だからです。 イレギュラーな手当や複雑な勤務形態があると、 設定にもっと時間がかかると思われます。

なぜ2時間で終わったのか

短く済んだ理由を振り返ると、次の3つだと思います。

1つ目は、給与計算の内容が定型的だったことです。 毎月ほぼ同じ支給項目で、特殊な手当や複雑な勤務形態がありません。 設定項目が少なければ、そのぶん作業も短くなります。

2つ目は、小規模で、従業員の入れ替わりがほとんど無いことです。 移行するデータの件数が少なければ、確認にかかる時間も減ります。

3つ目は、エラーで止まらなかったことです。 CSV の形式が合っていれば取り込みは一度で通ります。 逆に言えば、形式が合わないまま取り込もうとすると、 ここで何度もやり直すことになります。前の章で書いたフォーマット合わせが 重要なのはそのためです。

逆に、支給項目が複雑な会社や、従業員の入退社が多い会社では、 2時間では終わらないはずです。自社がどれに当てはまるかで見積もりは変わります。

移行で用意するもの

一般に、給与ソフトへの移行で必要になるのは次のようなデータです。 現在の給与計算の資料が手元にあれば、ほとんど揃っているはずです。

いちばん面倒だったのは「フォーマット合わせ」だった

2時間のうち、手間がかかったのはデータを集めることではありません。 移行前のデータと、移行後のソフトが求める形式を合わせる作業です。

給与ソフトの CSV は、列の並び順・項目名・日付の書き方が決まっています。 今まで使っていた資料の形とは、たいてい一致しません。 そのため、列を並べ替えたり、表記を統一したりする地道な作業が発生します。

つまずきやすいのは次のようなところです。

筆者はこれを手作業でやりました。そして終わったあとに気づいたのですが、 この作業は AI にやらせることができます。

移行前のデータと、ソフトが求める CSV の見本を渡して 「この形式に変換して」と頼めば済む種類の作業でした。 表計算ソフトで一列ずつ直していた時間は、 おそらく短縮できたはずです。

これから移行する方には、フォーマット変換を手作業で始める前に、 一度 AI に投げてみることをおすすめします。 筆者が事前に知っていれば、2時間はもっと短くなっていたと思います。

ただし、従業員の氏名や住所を含むデータをそのまま外部のサービスに 貼り付けるのは避けるべきです。ダミーデータで変換ルールを作らせ、 そのルールを手元で適用する形にすれば、個人情報を渡さずに済みます。

移行してよかったか

コスト面では、社労士の顧問料 月20,000円 が、 給与ソフトの利用料 月3,000円程度 に変わりました。 差額は月17,000円、年間で約204,000円です。

2時間の作業で年間20万円のコストが下がったことになります。

ただし、費用だけで判断すると見落とすものがあります。 社労士に任せていた「いつ何をやるか」の管理が、そのまま自分の仕事になります。 筆者の場合、自力運用で増えた作業は月に数時間程度でした。

この点については別記事で詳しく書いています。

→ 社労士との顧問契約を解約した。自分でやることは何が増えたのか

筆者が使っているのは弥生給与 Next です。無料で試せる期間があるので、まず自社の給与を1回計算してみるのが確実です。
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これから移行する方へ

筆者の経験から言えるのは、次の3点です。

1. 移行作業そのものは、思っているより短い（筆者は約2時間）
2. 時間を取られるのはフォーマット合わせ。ここは AI で短縮できる
3. 安くなった分、期限管理は自分の仕事になる

給与計算が定型的で、従業員の入退社が少ない会社であれば、 移行を先延ばしにする理由はあまりないと筆者は考えています。 迷っている期間そのものが、月17,000円の差額を払い続ける期間になるからです。

まとめ

移行前に想像していた「数日がかりの大仕事」は、実際には約2時間でした。 エラーは一度も出ておらず、身構えていた時間のほうが長かったというのが正直なところです。

数字をまとめるとこうなります。

唯一「先に知りたかった」と思うのは、フォーマット合わせを AI に任せられることです。 これから移行する方は、手作業で列を並べ替え始める前に、 ダミーデータで変換ルールを作らせる方法をぜひ試してください。 筆者の2時間より短く終わるはずです。

※本記事は筆者自身の経験に基づく一般的な情報提供を目的としたものであり、法的助言や個別の労務相談への回答ではありません。個別のケースについては社会保険労務士・税理士等の専門家にご確認ください。記載内容は執筆時点の情報に基づきます。